Jak nejlépe využit čas

Publikováno MM Průmyslové spektrum, 2009

Každý z nás má s časem problémy. A každý tomu říká jinak. Někdo nestíhá, někdo chodí pozdě, další má moc práce, jiný zapomíná jedno pro druhé, další nemá čas na rodinu nebo přátele, někdo neví, co to jsou koníčky, sport, divadlo, odpočinek, dovolená. Nesnáze s časem končí nervozitou a bolestí hlavy v lepším případě, v tom horším pak nespavostí, nemocí a lékařem. A nejčastěji pokládáná otázka? Jak to mám udělat, abych …? A nejčastější povzdech? Nemám dost času, abych …!

Čas plyne bez návratu. Všichni se snažíme ušetřit svůj čas co nejvíce. Znamená to, že se snažíme vykonat nějakou činnost v kratším čase nebo s menším úsilím než dříve. Snažíme se používat zkrácené postupy nebo procesy, abychom využili ušetřený čas na činnosti jiné. Hledáme způsoby, kterými můžeme čas ušetřit a hledáme způsoby, jak nejlépe čas investovat. Čas investujeme, když ho nyní využijeme tak, abychom ho příště ušetřili.

Tato stále naléhavější potřeba člověka, co nejlépe využít svůj čas, souvisí s množstvím informací, které zejména v posledních padesáti letech rostou geometrickou řadou. Proto také vznikl termín, který cílenou práci s časem pojmenovává – už v českém slovníku zdomácnělý tzv. time management. V podstatě to není nic jiného než řízení nebo ještě lépe organizování času. V širokém slova smyslu tento termín zahrnuje kombinaci dovedností, procesů, nástrojů a technik, které vedou k dosažení konkrétních cílů a projektů. Původně byl používán jen na pracovní aktivity, dnes se aplikuje i na aktivity osobní.

Ale každý jsme jiný. A tak jednoznačný návod, jak dobře využít čas, závisí na každém jednotlivci, protože každý si chce svůj čas rozvrhnout sám podle svých priorit a podle své stupnice hodnot. Vždyť lidé odpradávna měli s využitím času starosti. Svědčí o tom mnoho a mnoho přísloví, která se dodnes říkají a přes úžasný civilizační rozkvět mají ve všech kulturách dodnes své místo. Takové „ranní ptáče, dál doskáče“ jsme slýchávali od narození.

Organizovaní času se však dnes neopírá o přísloví, ale stalo se naukou, která v posledních desetiletích prošla určitým vývojem. Time management první generace byl založen na hodinách a později počítačích, které upozornily na termín splnění úkolu. Druhá generace plánování času se opírala o kalendáře a diáře, jež umožňovaly do plánu zahrnout i stanovení cíle. Řízení času třetí generace obsahuje nejen plánování a následnou kontrolu podle určitých časových období, ale také stanovení priorit a hodnot, jejichž vyjasnění vyžaduje určitý čas, to vše za použití osobních organizátorů, počítačů a PDA systémů. Dnes podle autorů uvedeného členění se nauka o řízení času dostala do období čtvrté generace. Efektivně a aktivně používá všechny výše uvedené metody, umisťuje cíle a role jako kontrolní prvky systému a dává přednost důležitým činnostem před naléhavými. Proti uvedené specifikaci se v nedávné době objevily námitky, které poukazují na to, že termín time management neboli řízení času je zavádějící. Nemělo by se hovořit o čase, ale o organizování pracovních nebo osobních aktivit tak, aby jejich vykonání bylo zajištěno a ten, kdo své aktivity organizuje, aby si byl jist, že budou vykonány v čase, který je k dispozici nebo v čase, který je stanoven. Argumentem pro tento pohled je tvrzení, že čas je nevyčerpatelný zdroj, který není možné ani řídit, ani kontrolovat.

Jak tedy máme investovat čas, jak ho máme dnes využít, abychom ho zítra ušetřili?

Protože jsme v seriálu o koučinku, odpovím Vám jednoduše. Vezměte si svého kouče. S ním dosáhnete lepší kontroly nad svým časem a nad stanovováním svých úkolů. S ním zjistíte:

-jaký je váš současný časový rozpočet a jak nyní trávíte svůj čas

-jaké jsou vaše krátkodobé a dlouhodobé cíle a priority

-jak by vypadalo vaše ideální využití času, to znamená, jak by byl rozvrhnut váš čas, kdybyste se zabýval jen činnostmi, které jsou pro vás důležité

-jaké jsou rozdíly mezi ideálním a současným stavem

-jaké jsou důvody pro tyto rozdíly

-jak vypadá reálný splnitelný časový plán

-jak tento plán uskutečníte.

A na závěr, máte-li chuť, proveďte si krátkou analýzu využití času svého pracovního dne.

Kde trávíte příliš mnoho času? (Našel jste své časožrouty.)
Kde trávíte příliš málo času? (Našel jste své časové příležitosti.)
Která část dne je pro vás nejproduktivnější. Která část dne je pro vás nejméně produktivní?
Kdo ovládá váš čas?
Kdo nebo co vás v průběhu dne nejvíce vyrušuje?
Jaké dobré návyky u sebe v průběhu dne pozorujete? A jaké špatné?
Bývá pro vás první hodina dne dobrým startem i pro jeho zbytek? Pokud ne, proč?
Děláte něco, co dělat nemusíte? Našel jste mezi svými činnostmi nějakou nedůležitou?
Mohl byste něco delegovat nebo se s někým podělit o něco z toho, co děláte?